ELIT wächst mit Microsoft Dynamics NAV mehr als 15 Jahre

Schon bei der Firmenentstehung konnte die Firmentätigkeiten nicht mithilfe von einem Blatt, Bleistift und Telefon verwaltet werden. Ein eigenes Informationssystem war schon damals unentbehrlich. Später im 1995, hat die Firma in anderen Ländern begonnen zu expandieren und ihr ursprüngliches System wurde von dem Informationssystem Navision ersetzt.

Das System wurde nach Maß bearbeitet – in allen drei Ländern, wo die Firma tätig war. Im Jahr 2002, wann die Firma schon 6 Märkte besetzt hat, wurde das System aktualisiert. Das System hat allmählich aufgehört, den Bedürfnissen der Firma zu entsprechen. Mit deutlichen Wachstum von bearbeiteten Datenvolumen wurde das ursprüngliche System langsam und unstabil. Es war nötig, das System wieder upzudaten. Man musste höhere Anforderungen an die Datenbank und Systemleistung für Unterstützung der operativen Tätigkeiten und standardisierten Datenaustausch und Analysemöglichkeiten für Unterstützung der strategischen Entscheidungen. Andere Problematik war die höhere Verbundenheit der logistischen Prozesse und zwar nicht nur im Rahmen des Zentrallagers, sondern auch der Waregangoptimierung zwischen der Zentrale, einzelnen Ländern und Niederlassungen.

Die Firma ELIT hat sich entschieden, die neueste Version desselben Systems implementieren zu lassen – zu der Zeit ein von Microsoft Dynamics NAV auf der SQL-Datenbank entwickelte System. Der Partner für die Implementierung war die Firma Allium. Das Realisationsteam hat ein gemeinsames Ziel geteilt: ein neues System zu implementieren, damit alle Tätigkeiten der Firma ELIT unterstützt werden, ihre dynamische Entwicklung beachtet und Wert auf Reaktionszeit und Stabilität gelegt wird. Damit es möglich wäre, maximal von gemeinsamen Durchschnitt der existierenden Prozesse und standardisierten Funktionalität des Systems zu erreichen, haben wir das Verfahren der Detektion von Quellen des Verbesserungspotenzials in der Phase der Analyse und des Lösungsvorschlages benutzt – sog. Methodik 4x2. Die Methodik hat eine gute Grundlage für die Optimierung der Prozesse bedeutet.

In der Vorbereitungsphase des Projektes haben wir uns der Leistungsoptimierung des Systems und dem gründlichen Testen gewidmet. Die Schlussphase des Testens ist aus mehr als 20 Lasttesten bestanden, an denen sich gleichzeitig fast 200 zukünftige Benutzer teilgenommen haben. Es hat sich gezeigt, dass man anstrengende Bearbeitungen durchgeführt werden musste, damit das System bei einer vollen Integration von WMS- und Verkaufsoperationen  durchlässig wurde. Die implementierten technischen und funktionalen Bearbeitungen des Systems wurden von dem Implementierungspartner ins erweiterte System mit dem Namen ,,Dynamics Logistics & Distribution“ standardisiert.

Dank der sorgfältigen Vorbereitungen waren keine wesentlichen Probleme seit Freigabe des Systems gemerkt. Das optimierte System wurde von 260 gleichzeitig arbeitenden Benutzern betrieben und wurde zum Zentrum des Distributionsnetzes der Firma, das problemlos bis 40 000 Artikels täglich bearbeitet hat. Bis 70 % der Geschäfte werden innerhalb ein paar Stunden geschlossen – in der morgigen und nachmittägigen Hauptbelastungszeit.

Informationen über Waren und die mögliche Bestellung sind rund um die Uhr auch in dem B2B-E-Commerce zugänglich, in dem ELIT mehr als 50 % des Umsatzes erzeugt. Das Herz von dichten Distributionsnetz ist der Zentrallager in Prag mit mehr als 110 000 eingelagerten Artikeln: über 1,5 Mil. Stücke der Ersatzteile. Von dem Zentrallager werden die Ware in genauen Intervallen durch sorgfältig vorgeschlagene Wege nach alle Regionen so, damit jede von den Niederlassungen den Kunden verlangte Ware wie schnell wie möglich liefern kann.

Eine eindeutige Verbesserung ist beispielsweise Beschleunigung der Arbeit mit dem elektronischen Katalog – früher musste man auf den Zugang im System warten. Der Grund dafür war, dass die ganze Tabelle mit Warenartikeln geschlossen wurde, weil ein anderer Benutzer zu der Zeit zu der Tabelle Zugang hatte. Jetzt muss niemand auf das System warten – entweder Mitarbeiter noch die Kunden in dem E-Commerce oder in den Geschäften. Anderer wesentliche Vorteil ist, dass es dank der Optimierung der Warengang in Distributionsnetz gelungen ist, die Lagerbestandsoptimierungen bei derselben Qualität des Services zu erhalten. Das neue System hat die Prozesse durch die Länder vereinheitlicht. Der positive Ergebnis und vor allem die Verminderung der Prozess- und Leistungsoptimierung haben eine engere Integration der Firmen in der Gruppe ELIT ermöglicht. Im Jahr 2010 wurde die Implementierung des Systems in der Firma ELIT Romania beendet.

Das Hauptziel des anstrengenden Projekts war, die Prozesse maximal mit Einhaltung von legislativen Spezifika in allen Ländern zu vereinheitlichen. Dazu hat unter anderem die Verwendung von dem Mittel Process Inspector beigebracht. Das Mittel hat nicht nur ein einfaches Mapping der Prozesse in ELIT Romania sondern auch einen übersichtlichen Vergleich und eine Vereinheitlichung von Prozessen ermöglicht, die in der Tschechischen Republik und Slowakei verwendet werden. Man kann auf gute Grundlagen stabil bauen. Es ist nicht überraschend, dass der Anstieg auf 464 der gleichzeitig arbeitenden Mitarbeiter und auf über 75.000 Warenartikel nicht durch Warten der Mitarbeiter oder andere Unstabilität gezeigt zu werden. Außerdem hat die Firmenintegration in einem homogenen System die Kostenaufwendungen auf Verwaltung und Weiterentwicklung des Systems verringert – jetzt ist alles zentral vom Prag verwaltet.

Der größte Beitrag des eingesetzten Systems ist Geschwindigkeit, Zuverlässigkeit und Unterstützung von Geschäftszielen der Firma, die eine gute Plattform für Vereinheitlichung der Firmentätigkeiten in Mittel- und Osteuropa. System ermöglicht schnelle Reaktion an Marktanforderungen und es hat die Hindernisse der Weiterentwicklung beseitigt. Seit der ersten Freigabe des Systems hat die ELIT Gruppe schon 17 neue Niederlassungen in Ländern geöffnet, wo sie tätig ist und wächst immer weiter.