Dokumentenmanagement für SharePoint

Unsere Lösung Dokumentenmanagement (DMS) stellt Modullösung für die Zentralevidenz, Verwaltung und Unterstützung von Dokumentverarbeitungen, einschließlich anknüpfende vertrauenswürdige Dokumentenarchvierung dar. Das System erfasst, speichert und strukturiert Dokumente bestimmter Typen in einem Ort: am meisten Rechnungen, Verträge, Vorschriften, Richtlinien usw. Das System kann Bearbeitungsprozess von bestimmten Dokumententypen mithilfe von Workflow verwalten. Wir unterstützen digitalisierte Prozesse, OCR und das Extrahieren (?) von Metadaten bei Dokumentenevidenz.
Außer DMS-Funktionen enthält das Produkt die Funktionalität der elektronischen Annahmestelle – sie löst komplex Annahme und Absendung von Sendungen als Input und Output in dem DMS. Wir unterstützen die Implementierung im Einklang mit legislativen Anforderungen auf das Dokumentmanagement-System, einschließlich Anforderungen von Nationalen Standards für ESSS, eIDAS und GDPR.

Mit unserem System erreichen Sie die Unterstützung von Evidenzagenda und Bearbeitung von bestimmten Dokumententyp (z.B. empfangenen Rechnungen), einschließlich ihre Verbindung mit anderen Systemen in einer Organisation. Alle Agenden teilen eine einheitliche Plattform und einen Grundmodul der Lösung zusammen, was den Benutzern ihre Benutzung erleichtert.

Was bringt Ihnen unser Dokumentenmanagement

Einfacher Übersicht

über den Prozess von Dokumentenverarbeitung für Einzelnen und Manager; Detektion von der Bearbeitungsprozesse

Skala:

von einer Agende mit einem einzelnen Dokumententyp bis einer komplexen Lösung für alle Dokumenten einer Organisation

Die komplexe Lösung

von Empfang und Absenden der Sendungen; Integration mit E-Mails und Datenboxen

Fulltext- und Parametrsuchen

in digitalisierten Dokumenten

Breite Möglichkeiten von Verwaltung

des Eintrittes zu Dokumenten (nach dem Typ, der Organisationstruktur); im Einklang mit GDPR

Eingabe und automatische Prüfung

von elektronischen Unterschriften, Zeitstempeln; im Einklang mit eIDAS

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Zugängliche Funktionalität

Dokumentenmanagement - Workflow

Den Prozess von Dokumentenbearbeitung kann man mithilfe von einem vordefinierten Workflow verwalten. Der Prozess geht durch definierte Zustände und Benutzer verschieben ihn unter ihnen mittel der Workflow-Aktionen. Dabei bestimmt die Definition von Workflow die erlaubten Transfers und die Bedienungen des Transfers. Das Workflow-Schema wird in graphischer Umgebung erstellt, in der man sowohl mit der technischen als auch Managerebene des Vorschlages arbeiten kann. Das Mittel Datapolis Process System dient zur Verwaltung von Arbeitsabläufen. Das Mittel liefern wir als Teil dieser komplexen Lösung. Ist für Sie die Workflow-Definition nicht nötig und möchten Sie die Transfers unter Benutzern individuell verwalten? Kein Problem: wir unterstützen auch dieses Szenarios.

Digitalisierung, OCR, Extrahieren

Das System enthält Integration für Scannen und für digitalisierte Software, die die Merkmale (OCR) erkennt und Metadaten (z.B. Kofax, ABBYY, Konica Minolta, KnowledgeLake, Iron Montain) extrahiert. In dem Dokumentenmanagement-System werden durchsuchbare Dokumente mit Metadaten für ein effektives Suchen gespeichert.

Integration mit ISDS und E-Mails

Das Modul ermöglicht das automatisierte Herunterladen und Absenden von Sendungen aus und in dem DMS – mithilfe von Datenboxen ISDS, einschließlich Herunterladen von sog. Zustellungsurkunden. Es ist möglich, gleichzeitig mehreren Datenboxen einschließen. DMS kann auch E-Mails empfangen, die an vorbehaltenen Adressen (z.B.rechnung@firma.de) geschickt werden und Sendungen per E-Mail senden; unter anderem liefern wir Ad-Ons für MS Outlook.

Elektronische Unterschriften, Zeitstempel, eIDAS

Bearbeitung und Evidenz von elektronischen Dokumenten sind eng mit der Belegung von Autoridentität und Zeit der Dokumentenerstellung. Dazu dient die Funktionalität elektronischer Unterschrift und Zeitstempel. Das System prüft automatisch die Gültigkeit von elektronischen Unterschriften und Zeitstempeln wegen der Empfang und Eingabe in DMS und erfasst diese Angaben während des ganzen Lebenszyklus des Dokumentes.

Dokumentenmanagement

Wir unterstützen die Implementierung im Einklang mit legislativen Anforderungen auf elektronische Systeme des DMS, einschließlich Anforderungen Nationalen Standards für ESSS. Wir unterstützen Verwaltung von Dokumenten, Arbeit mit Akten, Verwaltung von Dokumentenplan, Archivierungs- und Skartierungsprozesse usw.

Vertrauenswürdige Archivierung

Für im System gespeicherte Dokumente sind wir fähig, ihre Markierung durch anerkannten Zeitstempel und periodische Umgruppierung von Zeitstempeln vor Ablauf ihrer Gültigkeit zu erledigen. Die Umgruppierung wird für eine bestimmte Dokumentenmenge in der Regel einmal pro Tag durchgeführt. Gleichzeitig sind wir fähig, bearbeitete Dokumente in Archivierungsspeicher zu verschieben – wegen des Bedarfs an dem Aufbau von elektronischen Dokumentenspeicher und Archiv.

Lösungen für Agenden

Mit unserem DMS erreichen Sie Unterstützung für Evidenzagenden und Bearbeitung von bestimmten Dokumententypen (z.B. empfangenen  Rechnungen, Verträgen, Vorschriften usw.). Alle Agenden teilen eine einheitliche Plattform und Grundmodel der Lösung, was Benutzern ihre Benutzung erleichtert.

Eintrittsverwaltung, GDPR

Unser System unterstützt breite Möglichkeiten von Verwaltung und Einstellung des Eintrittes zu Dokumenten. Es ist möglich, Verwaltung von Berechtigung nach Dokumententyp oder Organisationsstruktur zu benutzen (auch ihre Kombination). Jedes Dokument kann dann von einem Bearbeiter um Eintritte von Benutzer hinzugefügt werden, die sich an die Dokumentenbearbeitung beteiligen sollen. Das Produkt entspricht den GDPR Anforderungen.

Integration mit Systemen von dritten Subjekten

Wir sind gewöhnt, unser System mit schon existierenden Systemen einer Organisation (meistens CRM oder ERP) zu integrieren. Für den Bedarf an Übermittlung von Daten aus anderen Applikation in DMS liefern wir dokumentierte Schnittstellen, die als ein Satz von Webdienstleistungen realisiert sind.

SharePoint-Plattform

Die Lösung ist für Microsoft SharePoint Plattform bestimmt. Sie nutzt das Maximum ihrer Möglichkeiten aus, optimiert ihre schwache Stelle und verbreitet sie für die Zwecke des Dokumentenmanagements. Im Grunde genommen, stellt es ein leistungsfähiges System für Dokumentenverwaltung dar.

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<strong>Petr Klen</strong> product manager
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